Microsoft 365 im KMU richtig einrichten: die wichtigsten Punkte

Ein Microsoft 365 Konto ist in wenigen Minuten eröffnet. Genau darin liegt das Problem. Viele KMU starten mit ein paar Lizenzen, legen Benutzer an und arbeiten los. Jahre später gibt es Postfächer von ehemaligen Mitarbeitenden, Dateien verstreut in privaten OneDrives und Konten ohne zweiten Faktor. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es bei der Einrichtung ankommt. Er ersetzt keine Beratung, hilft aber, die richtigen Fragen zu stellen.

1. Die passende Lizenz wählen

Für KMU sind die Business Pläne gedacht. Sie unterscheiden sich vor allem im Umfang:

• Business Basic: E-Mail mit Exchange, Teams, SharePoint und OneDrive. Office nur im Browser und auf Mobilgeräten.
• Business Standard: alles aus Basic, dazu die installierbaren Office Programme wie Word, Excel und Outlook.
• Business Premium: alles aus Standard, dazu Sicherheitsfunktionen. Dazu gehören Intune für die Geräteverwaltung, Entra ID P1 mit bedingtem Zugriff (Conditional Access) und Defender for Business.

Nicht alle Mitarbeitenden brauchen dieselbe Lizenz. Wer nur im Lager Mails liest, kommt oft mit Basic aus. Für Firmen mit sensiblen Daten lohnt sich Premium meist, weil Geräte und Zugriffe zentral abgesichert werden können. Achten Sie bei der Bestellung auch darauf, ob Teams im gewählten Paket enthalten ist oder separat lizenziert wird.

2. Eigene Domain und DNS Einträge

Ihre Adressen sollen auf Ihre eigene Domain lauten, also name@ihrefirma.ch. Dafür werden beim Anbieter Ihrer Domain einige DNS Einträge gesetzt. Die wichtigsten in einfachen Worten:

• MX: sagt der Welt, wohin E-Mails für Ihre Domain zugestellt werden.
• SPF: listet auf, welche Server im Namen Ihrer Domain senden dürfen. Pro Domain gibt es genau einen SPF Eintrag. Wenn auch ein Newsletter Dienst oder Ihr Kassensystem Mails verschickt, gehören sie in denselben Eintrag.
• DKIM: versieht ausgehende Mails mit einer digitalen Signatur. Der Empfänger kann prüfen, dass die Mail unterwegs nicht verändert wurde. DKIM muss in Microsoft 365 aktiv eingeschaltet werden.
• DMARC: legt fest, was mit Mails geschehen soll, die SPF und DKIM nicht bestehen. Man startet mit einer reinen Beobachtung und verschärft die Regel schrittweise.

Fehlen diese Einträge, landen Ihre Mails häufiger im Spam. Und Betrüger können leichter Mails verschicken, die scheinbar von Ihnen stammen.

3. Konten absichern: MFA für alle

Ein gestohlenes Passwort ist der häufigste Weg in ein Microsoft 365 Konto. Die Mehrfaktor Authentifizierung (MFA) verlangt zusätzlich eine Bestätigung, etwa in der Authenticator App. Sie gehört für jedes Konto eingeschaltet, nicht nur für die Geschäftsleitung.

Ohne Premium Lizenz bieten die Sicherheitsstandards (Security Defaults) einen soliden Grundschutz. Sie erzwingen MFA und blockieren veraltete Anmeldeverfahren. Mit Business Premium ersetzt der bedingte Zugriff diese Standards. Damit lassen sich feinere Regeln festlegen, etwa nur verwaltete Geräte zulassen oder Anmeldungen aus bestimmten Ländern sperren.

4. Geteilte Postfächer statt zusätzlicher Lizenzen

Adressen wie info@ oder buchhaltung@ brauchen keinen eigenen Benutzer. Ein freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) benötigt bis zu einer gewissen Grösse keine Lizenz. Mehrere Personen erhalten Zugriff darauf, und Sie sehen jederzeit, wer Zugriff hat. Das spart Lizenzkosten und verhindert, dass ein gemeinsames Passwort im Büro herumgereicht wird.

5. Teams und SharePoint mit Struktur

OneDrive ist für persönliche Arbeitsdateien gedacht. Firmendaten gehören in SharePoint oder Teams. Sonst sind wichtige Dokumente an eine Person gebunden und schwer auffindbar, wenn diese Person fehlt oder die Firma verlässt.

• Legen Sie wenige, klar benannte Teams oder Bereiche an, zum Beispiel Geschäftsleitung, Administration, Projekte.
• Vergeben Sie Berechtigungen über Gruppen, nicht über einzelne Personen.
• Prüfen Sie, wer Dateien mit externen Personen teilen darf und wie lange solche Links gültig sind.
• Bestimmen Sie für jeden Bereich eine verantwortliche Person.

6. Geräte zentral verwalten

Mit Intune, das in Business Premium enthalten ist, werden Windows PCs und Mobilgeräte zentral eingerichtet. Updates, Verschlüsselung und Sicherheitsrichtlinien werden einheitlich verteilt. Ein neuer Laptop kann so direkt an die Mitarbeiterin gehen und richtet sich bei der ersten Anmeldung weitgehend selbst ein. Geht ein Gerät verloren, lassen sich die Firmendaten aus der Ferne löschen.

7. Backup: was Microsoft leistet und was nicht

Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst verfügbar ist und Ihre Daten nicht durch einen Hardwaredefekt verloren gehen. Gelöschte Elemente landen im Papierkorb und können für eine begrenzte Zeit wiederhergestellt werden. Das ist aber kein vollständiges Backup. Wird ein Fehler erst nach Monaten bemerkt, oder verschlüsselt eine Schadsoftware synchronisierte Dateien, reicht das oft nicht. Eine separate Sicherung von Mails, OneDrive, SharePoint und Teams ist deshalb empfehlenswert.

8. Datenstandort und Datenschutz

Microsoft betreibt Rechenzentren in der Schweiz. Für Schweizer Kunden werden die Kerndaten von Microsoft 365 in der Regel dort gespeichert. Im Admin Center lässt sich nachsehen, wo die Daten Ihres Tenants liegen. Prüfen Sie das, vor allem bei älteren Konten. Das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG) verlangt unter anderem, dass Sie wissen, wo Personendaten bearbeitet werden, und dass diese angemessen geschützt sind. Für rechtliche Fragen ziehen Sie eine Fachperson bei.

9. Austritte sauber abwickeln

Wenn jemand die Firma verlässt, braucht es einen festen Ablauf:

1. Anmeldung sperren und alle aktiven Sitzungen beenden.
2. Postfach in ein freigegebenes Postfach umwandeln, damit die Lizenz frei wird und die Mails erhalten bleiben.
3. OneDrive Daten an die vorgesetzte Person übergeben. Nach dem Löschen eines Kontos bleiben sie nur für eine begrenzte Zeit erhalten.
4. Gruppen, Teams und Freigaben bereinigen.
5. Firmengeräte zurücknehmen und zurücksetzen.

10. Alles dokumentieren

Halten Sie fest, welche Lizenzen vorhanden sind, wer Admin Rechte hat, welche DNS Einträge gesetzt sind und welche Regeln gelten. Diese Dokumentation spart viel Zeit, wenn etwas nicht funktioniert oder wenn jemand anderes die Betreuung übernimmt.

Fazit

Microsoft 365 ist ein starkes Werkzeug, wenn es von Anfang an mit Struktur eingerichtet wird. Die wichtigsten Punkte sind MFA für alle, korrekte DNS Einträge, klare Ablagen in SharePoint und ein separates Backup. Eine saubere Einrichtung kostet einmalig etwas Zeit und erspart später viel Aufwand. Wie wir dabei vorgehen, lesen Sie auf der Seite Microsoft 365 und Windows. Wer die Betreuung laufend abgeben möchte, findet die Details zur IT-Betreuung für KMU. Damit Ihr Team die neuen Werkzeuge sicher nutzt, bieten wir zudem Benutzerschulungen vor Ort an.

Was eine solche Einrichtung kostet, erklärt der Artikel Was kostet IT-Support für KMU in der Schweiz?. Sie möchten Ihre bestehende Microsoft 365 Umgebung prüfen lassen? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch: 15 Minuten, telefonisch, unverbindlich.