Die Frage kommt in fast jedem Erstgespräch: Was kostet uns die IT eigentlich? Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Das klingt unbefriedigend, ist aber der Kern der Sache. Der Stundensatz ist nur ein Teil der Rechnung. Viel stärker zählt, wie Ihre IT aufgebaut ist und wie oft etwas schiefgeht.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Faktoren die Kosten für IT Support im KMU bestimmen, welche Abrechnungsmodelle es gibt und wie Sie Ihr Budget planbar machen. Wo es um konkrete Zahlen geht, nennen wir unsere eigenen Ansätze. Durchschnittswerte für den ganzen Markt erfinden wir nicht.
Die sichtbaren Kosten: Stundensätze
Die meisten IT-Dienstleister rechnen nach Aufwand ab. Oft unterscheiden sich die Sätze je nach Art der Arbeit. Ein Passwort zurücksetzen ist etwas anderes als eine Firewall neu aufbauen. Bei 4K Consulting GmbH gelten folgende Ansätze:
- Benutzersupport: CHF 120 pro Stunde
- Allgemeine IT-Arbeiten: CHF 160 pro Stunde
- Netzwerk- und Serveradministration: CHF 180 pro Stunde
- Beratung: CHF 240 pro Stunde
Alle Preise verstehen sich exklusive MWST. Die vollständige Übersicht finden Sie auf der Seite Preise. Wichtig beim Vergleich mehrerer Anbieter: Fragen Sie nach, wie Anfahrt, Mindestzeiten und Notfalleinsätze verrechnet werden. Zwei Offerten mit gleichem Stundensatz können am Ende sehr unterschiedlich ausfallen.
Die unsichtbaren Kosten: Ausfälle und Chaos
Was in keiner Offerte steht, kostet oft am meisten. Wenn der Server steht, kann niemand arbeiten. Wenn ein Drucker seit Wochen streikt, verliert das ganze Team jeden Tag ein paar Minuten. Wenn nur eine Person weiss, wie das Netzwerk eingerichtet ist, wird jede Abwesenheit zum Risiko.
Diese Kosten tauchen nicht auf der IT-Rechnung auf. Sie stecken in verlorener Arbeitszeit, verpassten Terminen und gestressten Mitarbeitenden. Rechnen Sie selbst nach: Was kostet Sie eine Stunde, in der Ihr Team nicht arbeiten kann? Diese Zahl kennen nur Sie. Sie ist aber der beste Massstab dafür, wie viel Vorsorge sich lohnt.
Was die IT-Kosten im KMU bestimmt
Zwei Firmen mit gleich vielen Mitarbeitenden können sehr unterschiedliche IT-Kosten haben. Die wichtigsten Faktoren:
Anzahl Benutzer und Geräte
Jeder Arbeitsplatz, jedes Notebook, jedes Smartphone und jeder Drucker braucht Pflege. Mehr Geräte bedeuten mehr Updates, mehr Supportanfragen und mehr Lizenzen.
Alter der Infrastruktur
Alte Hardware fällt häufiger aus und bekommt irgendwann keine Sicherheitsupdates mehr. Wer Geräte zu lange behält, spart beim Kauf und zahlt später beim Support. Ein geplanter Lebenszyklus für Hardware glättet die Ausgaben über die Jahre.
Standardisierung
Das ist der grösste Hebel. Wenn alle Arbeitsplätze gleich eingerichtet sind, löst man ein Problem einmal und kennt die Lösung für alle. Wenn jeder PC anders ist, beginnt jede Fehlersuche bei null. Standardisierte Installationen senken die laufenden Kosten spürbar, weil Wartung schneller und vorhersehbarer wird.
Dokumentation
Ist Ihre IT dokumentiert? Gibt es eine aktuelle Liste aller Geräte, Zugänge und Lizenzen? Ohne Dokumentation verbringt jeder Techniker zuerst Zeit damit, Ihre Umgebung zu verstehen. Diese Zeit bezahlen Sie bei jedem Einsatz.
Lizenzen und Software
Microsoft 365, Branchensoftware, Virenschutz, Backup: Lizenzen sind laufende Kosten, die oft unbemerkt wachsen. Ein jährlicher Blick auf die Lizenzen lohnt sich. Häufig laufen Abos für Personen weiter, die das Unternehmen längst verlassen haben.
Die gängigen Modelle im Vergleich
Abrechnung nach Aufwand
Sie rufen an, wenn etwas nicht funktioniert, und bezahlen die geleisteten Stunden. Das ist einfach und flexibel. Der Nachteil: Die IT wird nur repariert, nie gepflegt. Probleme werden gelöst, wenn sie schon Schaden angerichtet haben. Und die Kosten schwanken stark von Monat zu Monat.
Fester IT-Tag
Hier kommt ein fester Ansprechpartner regelmässig zu Ihnen, zum Beispiel wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. An diesem Tag werden Updates eingespielt, Backups geprüft, Anfragen der Mitarbeitenden erledigt und anstehende Projekte vorangebracht. Dieses Modell bieten wir als IT-Betreuung für KMU an. Es funktioniert wie eine externe IT Abteilung, ohne dass Sie jemanden anstellen müssen.
Die Vorteile: Die Kosten sind geplant und vorhersehbar. Sie haben eine Person, die Ihre ganze Umgebung kennt. Und Kunden mit IT-Tag erhalten bei dringenden Anliegen Vorrang. Der Preis für ein IT-Tag-Paket hängt von Ihrer Umgebung ab und wird nach einer kurzen Analyse offeriert.
So machen Sie Ihre IT-Kosten planbar
- Bestandesaufnahme machen. Welche Geräte, Programme, Lizenzen und Zugänge gibt es? Wer ist wofür zuständig?
- Standardisieren. Gleiche Geräte, gleiche Einrichtung, klare Regeln für neue Arbeitsplätze.
- Dokumentieren. Alles Wichtige an einem Ort, verständlich für jemanden, der die Firma nicht kennt.
- Regelmässig pflegen statt nur reparieren. Updates, Backup-Kontrollen und kleine Verbesserungen gehören in einen festen Rhythmus.
- Hardware planen. Legen Sie fest, wann Geräte ersetzt werden, und verteilen Sie die Ausgaben über mehrere Jahre.
Wer diese Punkte umsetzt, hat weniger Überraschungen. Die Kosten werden nicht zwingend tiefer, aber sie werden vorhersehbar. Und genau das wünschen sich die meisten Geschäftsführer.
Worauf Sie bei einer Offerte achten sollten
- Wer kommt konkret zu Ihnen? Immer dieselbe Person oder wechselnde Techniker?
- Wie schnell wird bei einer Störung reagiert, und zu welchen Zeiten?
- Wie werden Anfahrt, Kleinaufträge und Notfälle verrechnet?
- Wird Ihre Umgebung dokumentiert, und gehört die Dokumentation Ihnen?
- Wie lange ist die Vertragsdauer, und wie kann gekündigt werden?
Bei uns reagieren wir in der Regel innert 4 bis 8 Stunden, Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00. Sie haben immer denselben Ansprechpartner: Patrick Steckler, der seit 2009 KMU in der Region betreut.
Überlegen Sie, ob Sie überhaupt eine eigene Person für die IT anstellen sollten? Diese Frage behandeln wir im Ratgeber Externe IT-Abteilung oder eigener Informatiker.
Fazit
Die Kosten für IT Betreuung im KMU lassen sich nicht pauschal beziffern. Der Stundensatz ist sichtbar, aber Ausfälle, fehlende Dokumentation und uneinheitliche Geräte kosten oft mehr. Eine standardisierte, gepflegte Umgebung mit einem festen Ansprechpartner macht die Ausgaben planbar und senkt das Risiko teurer Ausfälle.
Möchten Sie wissen, was eine regelmässige IT-Betreuung für Ihr Unternehmen bedeuten würde? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch: 15 Minuten, telefonisch, unverbindlich. Rufen Sie an oder schreiben Sie uns über das Kontaktformular.
