Irgendwann stellt sich in jedem wachsenden KMU dieselbe Frage. Die IT wird wichtiger, die Probleme häufiger, und der Mitarbeitende, der sich bisher nebenbei um die Computer gekümmert hat, kommt an seine Grenzen. Soll man nun einen eigenen Informatiker anstellen? Oder die IT an einen externen Partner übergeben?
Beide Wege können richtig sein. Dieser Ratgeber vergleicht sie ehrlich, auch wenn wir selbst als externe IT Abteilung arbeiten. Am Ende sollen Sie die Entscheidung treffen können, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Die Ausgangslage in vielen KMU
In kleineren Firmen ist die IT oft historisch gewachsen. Ein Server hier, ein neuer Laptop dort, ein WLAN, das ein Bekannter eingerichtet hat. Häufig gibt es eine Person im Betrieb, die sich auskennt und bei Problemen einspringt. Das funktioniert, bis diese Person in den Ferien ist, krank wird oder die Firma verlässt.
Typische Anzeichen, dass es eine professionelle Lösung braucht: Niemand weiss genau, wie das Netzwerk aufgebaut ist. Updates werden aufgeschoben. Backups werden nie getestet. Und bei einem Ausfall fehlt eine Person, die man sofort anrufen kann.
Option 1: ein eigener Informatiker
Die Vorteile
- Immer vor Ort. Die Person ist täglich im Betrieb und kann sofort helfen.
- Kennt die Firma von innen. Abläufe, Menschen und Eigenheiten sind bekannt.
- Volle Verfügbarkeit für interne Projekte und laufende Anliegen.
Die Nachteile
- Die Kosten gehen über den Lohn hinaus. Dazu kommen Sozialabgaben, Weiterbildung, Arbeitsplatz und Werkzeuge.
- Ferien und Krankheit. Eine einzelne Person braucht eine Stellvertretung. Wer übernimmt, wenn sie abwesend ist?
- Breites Wissen ist selten. Netzwerk, Server, Microsoft 365, Sicherheit und Benutzersupport: Eine Person kann kaum in allem tief drinstecken.
- Abhängigkeit. Wenn das Wissen nur in einem Kopf steckt und nicht dokumentiert ist, wird jeder Wechsel zum Risiko.
- Auslastung. In einem kleinen Betrieb gibt es oft nicht genug IT-Arbeit für eine volle Stelle.
Option 2: eine externe IT-Abteilung
Bei einer externen IT-Abteilung übernimmt ein Dienstleister die Betreuung Ihrer IT. Das kann nach Aufwand geschehen oder mit einem festen Rhythmus. Bei unserer IT-Betreuung für KMU kommt Patrick Steckler an einem festen IT-Tag zu Ihnen: wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Dazwischen ist er telefonisch und per Fernwartung erreichbar.
Die Vorteile
- Planbare Kosten. Sie bezahlen die Betreuung, die Sie brauchen, nicht eine volle Stelle.
- Breite Erfahrung. Ein externer Partner kennt viele Umgebungen und Probleme und weiss, was in der Praxis funktioniert.
- Keine Personalfragen. Rekrutierung, Weiterbildung und Ferienplanung entfallen für Sie.
- Dokumentation als Standard. Ein guter Dienstleister dokumentiert Ihre Umgebung, damit das Wissen nicht an einer Person hängt.
Die Nachteile
- Nicht jeden Tag im Haus. Zwischen den IT-Tagen wird per Fernwartung oder auf Abruf geholfen.
- Austauschbare Ansprechpartner bei grösseren Anbietern. Fragen Sie nach, ob immer dieselbe Person zu Ihnen kommt.
- Weniger Einblick in den Alltag als jemand, der täglich im Betrieb sitzt.
Den letzten Punkt kann man gut abfedern: Ein fester Ansprechpartner, der regelmässig vor Ort ist, lernt Ihre Firma mit der Zeit sehr genau kennen. Bei uns arbeiten wir zu rund 80 Prozent vor Ort und ergänzen das mit Fernwartung.
Wann ein eigener Informatiker sinnvoll ist
Wir sagen es offen: Es gibt Situationen, in denen eine interne Stelle die richtige Wahl ist.
- Ihr Unternehmen ist so gross, dass täglich genug IT-Arbeit für eine volle Stelle anfällt.
- Sie brauchen ständig jemanden vor Ort, etwa in der Produktion oder bei vielen Standorten mit Spezialgeräten.
- Sie entwickeln eigene Software oder betreiben Systeme, die tiefes internes Wissen verlangen.
Auch dann lohnt sich oft eine Kombination. Der interne Informatiker erledigt das Tagesgeschäft, ein externer Partner unterstützt bei Projekten, Spezialthemen und als Stellvertretung während Ferien.
Wann eine externe IT-Abteilung besser passt
- Sie haben etwa 5 bis 50 Mitarbeitende und keine volle IT-Stelle zu besetzen.
- Ihre IT soll laufen, ohne dass sich jemand im Team nebenbei darum kümmern muss.
- Sie wünschen planbare Kosten statt überraschender Rechnungen.
- Sie möchten eine Stellvertretungslösung, die nicht an einer einzelnen Person hängt.
Und die Kosten?
Für einen fairen Vergleich zählen nicht nur die direkten Kosten. Bei einer internen Stelle gehören Lohn, Sozialabgaben, Weiterbildung, Arbeitsplatz und eine Lösung für Abwesenheiten dazu. Bei einem externen Partner zählen die vereinbarten IT-Tage und allfällige Zusatzstunden. Wie Sie IT-Kosten realistisch einschätzen, zeigt unser Ratgeber Was kostet IT-Support für KMU in der Schweiz?. Unsere Stundensätze finden Sie transparent auf der Seite Preise.
Fazit
Für die meisten KMU mit 5 bis 50 Mitarbeitenden ist eine externe IT-Abteilung die wirtschaftlichere und robustere Lösung. Sie erhalten breites Know-how, planbare Kosten und eine dokumentierte Umgebung, ohne eine Stelle schaffen zu müssen. Ein eigener Informatiker lohnt sich vor allem dann, wenn genug Arbeit für eine volle Stelle vorhanden ist und ständig jemand vor Ort sein muss.
Sie sind unsicher, was für Ihre Firma passt? Sprechen Sie mit uns. Im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten, telefonisch) schauen wir gemeinsam, ob eine regelmässige IT Betreuung für Ihr KMU sinnvoll ist. Rufen Sie an oder nutzen Sie das Kontaktformular.
